Artículo 6 Transformación digital

6.1 Introducción

En la Facultad de Arquitectura de la Universidad de San Carlos, como en la mayoría de las demás Facultades, existen procesos para la realización de solicitudes a sus correspondientes Juntas Directivas. En la mayoría de estas, el proceso en mención es todavía manual, a través del cual el interesado debe presentarse en las oficinas a llenar un formulario para la solicitud, y luego consultar su estado o avance periódicamente.

Este proceso requiere una gran inversión de recursos por parte del personal administrativo para recibir, planificar y darle resolución a las solicitudes. Es aquí donde nace la nacesidad de realizar una transformación digital para optimizar el uso de recursos, y facilitar la experieancia a los solicitantes (usuarios) durante este proceso.

6.2 Artículo

De acuerdo con Salesforce (2005), la transformación digital es el proceso de usar tecnología digital para crear (o modificar uno existente) cualquier proceso de negocio, cultura y experiencias de usuario para alcanzar los requerimientos de un mercado cambiante.

La palabra mercado en la definición anterior no hace referencia únicamente a las instituciones que se dedican a vender un producto a servicio, realmente aplica para cualquier institución en general. Instituciones con las distintas Facultades dentro de nuestra universidad también están compuestas por procesos, muchos de estos definidos desde hace mucho tiempo atrás, y que persisten hasta la fecha. Se ha llegado a los días donde surge la necesidad de dar el paso hacia la transformación digital, y adaptarse a una nueva cultura para mejorar la experiencia de usuarios, lo cual abarca a toda una comunidad estudiantil.

Como parte del Ejercicio Profesional Supervisado, se tuvo la oportunidad de colaborar con la transformación que la Facultad de Arquitectura decidió dar en su proceso de recepción, planifiación y resolución de solicitudes a Junta Directiva.

Para esto, el primer paso consistió en entender el proceso actual, el cual consistía en que el solicitante se presenta a la recepción de la Facultad, llena el formulario y adjunta los documentos correspondientes; la secretaria recibe y categoriza las solicitudes y las ordena por prioridad. Luego de unos días de haber recibido solicitudes, se hace la planificación de la agenda, la cual contiene el listado de solicitudes que serán revisadas por los miembros de Junta Directiva en su próxima sesión. La agenda es notificada a todos los miembros y cuando la fecha de celebración de Junta Directiva se da, la sesión es efectuada y se da resolución a todas las solicitudes presentadas en la agenda.

Para esto las secretarias se apoyan de plantillas en Google Docs elaboradas por ellas, y toda la información es almacenada en documentos de Google Drive. Son las secretarias quienes se encargan de transcribir documentos, redactar las actas con las resoluciones y enviar las notificaciones. Esto es un proceso manual que requiere de mucho tiempo para ser realizado.

En este proceso se pudo observar el mal uso de recursos, la existencia de muchas tareas repetitivas y una desorganización total en almacenamiento y manejo de la información. Con base en lo anterior, se desarrolló una propuesta, en la cual se resaltan las siguientes características:

  1. Disponibilidad: la información debe estar disponible todo el tiempo, es decir, se deben realizar solicitudes desde cualqier lugar y cualquier hora.

  2. Estandarización: los procesos deben estar definidos y estandarizados; se deben realizar de la misma forma; esto lleva a la creación de un sistema donde las secretarias puedan realizar todas las tareas requeridas.

Una vez indentificados los procesos, su necesidad de organización y estandarización, más la necesidad de la disponibilidad, fue fácil concluir que se estaba ante un caso de Transformación Digital.

La fase anterior consistió en un conjunto de reuniones, intercambio de correos y observación de los procesos; se trató de una fase de análisis como todo problema de ingeniería; esta siempre es la parte más importante, pues con base en ella puede plantearse una solución correcta que cumpla con las expectativas requeridas.

Pues bien, la solución propuesta fue un sistema orientado a servicios, los cuales se encargarían de realizar todas las tareas relacionadas con la recepción, planificaicón y resolución de solicitudes. Los servicios permiten ser consumidos por cualquier aplicación, esto permitiría integrar el sistema con plataformas existentes como el portal de catedráticos, estudiantes, entre otros, así como las plataformas futuras; con esto se cubrió la disponibilidad.

También se desarollaría una aplicación web que consumiría los servicios y sería la única herramienta por utilizar para la planificación y resolución de las solicitudes; con esto se atendió la estandarización.

El sistema permitiría tener toda la información centralizada, a partir de la cual se podrían automatizar tareas, tales como la generación de transcripciones y actas. Serviría de soporte para la planificaicón de la agenda, el envío de convocatorias, entre otras. El sistema hace uso también de los servicios de Google para el manejo de archivos adjuntos, generación de documentos de actas, transcripciones y envíos de correo.

Entre las ventajas del sistema se encuentran: estructura de la información, la información ahora se encuentra centrazlizada, es integra y cuenta con alta disponibilidad; automatización, muchas de las tareas antes realizadas manualmente, son ahora realizadas automáticamente, reduciento el tiempo que se invertía en estos procesos; seguridad, ahora se tiene registro del acceso a la información, se cuenta con permisos que garantizan que solo las personas adecuadas pueden realizar las modificaciones permitidas; así también se han auditado las actividades involucradas en los procesos; por último, la reutilización, el sistema es configurable y parametrizable, para que pueda ser utilizado por otras unidades académicas que también quieran dar el paso a la transformación digital.

Diagrama de Arquitectura. Fuente: elaboración propia

Figura 6.1: Diagrama de Arquitectura. Fuente: elaboración propia

6.3 Conclusiones

  • La transformación digital ofrece a las instituciones optimizar sus recursos, así como mejorar la experiencia de sus usuarios.

  • La transformación digital es una necesidad para satisfacer las demandas actuales.

  • Es importante realizar un buen análisis antes de proceder a la resolución de un problema de ingeniería de Software.

6.4 Referencias