Artículo 9 Sistema de gestión de activos fijos para una unidad académica

9.1 Resumen

En el Departamento de Tesorería de la Facultad de Humanidades se llevaba a cabo el proceso de administración de los activos fijos de forma manual en su totalidad; este modo de operación consumía una cantidad exagerada de tiempo, en especial para procesos de consulta de la información; por ejemplo, la generación de solvencias para los empleados que se retiraban de la institución. En esta problemática nace la necesidad de implementar un sistema web que se encargue de la gestión de estos bienes, permita incrementar la confiabilidad de la información para las autoridades de la Facultad y a su vez se acople a la utilización de las tarjetas de responsabilidad obligatorias, según la reglamentación de la universidad. Gracias a la implementación de este sistema se optimizaron los procesos y se disminuyó el tiempo que el personal del Departamento de Tesorería invertía en los mismos, liberándolos para brindar un mejor servicio a todo el personal de la Facultad.

9.2 Introducción

El proyecto planteado se realizó con el fin de obtener la aprobación del Ejercicio Profesional Supervisado como uno de los requisitos para la graduación de Ingeniería en Ciencias y Sistemas. El proyecto consta de un sistema web que facilite el control y gestión de todos los activos fijos con los que cuenta la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, debido a que el proceso se hacía de forma manual y se documentaba únicamente a través de la tarjeta de responsabilidad. Se automatizó su generación y actualización a través del sistema, lo que permite el acceso a la información de forma rápida y eficiente.

9.3 Artículo

La institución se vio en la necesidad de actualizar su proceso de gestión de los activos fijos, ya que anteriormente se realizaba de forma manual, lo que resultaba ineficiente, especialmente en el momento de requerir reportes sobre la situación actual de los bienes con los que cuenta la Facultad y al momento de generar solvencias a los empleados, ya que para hacerlo era necesario revisar las tarjetas físicamente una a una, lo que conllevaba una inversión considerable de tiempo (aproximadamente de 1 a 2 semanas); además del riesgo de errores humanos al pasar por alto alguna tarjeta. A su vez las personas a quienes se les asignaban los bienes no podían identificarse fehacientemente porque en las tarjetas no constaba el registro de personal o DPI del interesado, solamente su nombre y firma.

El sistema únicamente maneja el inventario de Activos Fijos, que se entiende como Rubro contable de propiedad, planta y equipo de una organización, lo que incluye bienes físicos destinados a ser usados en la producción o suministro de bienes y servicios para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, y que se espera usar por más de un periodo (Loayza, 2006).

El registro de los bienes se realiza en una tarjeta de responsabilidad que se almacena dentro de un archivo físico; este proceso está documentado en el Manual de normas y procedimientos, específicamente en el módulo I: Registro y control de bienes muebles y otros activos fijos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. El sistema se adhiere completamente a dicho proceso por regulación obligatoria de la universidad.

Pantalla de listado de bienes en el sistema de inventarios. Fuente: elaboración propia

Figura 9.1: Pantalla de listado de bienes en el sistema de inventarios. Fuente: elaboración propia

La solución incluye los módulos de autenticación para gestionar el ingreso a la aplicación: un módulo de registro de bienes, reportes anuales, módulo de personal, de gestión de solvencias y de configuración.

En el módulo de registro de bienes se encuentran los ingresos, traslados y bajas de los bienes, registrando cada una de las operaciones que se realiza sobre ellos en los movimientos. Para facilitar la creación de productos se implementó un sistema de plantillas que permite definir n atributos para los productos, según su naturaleza. Por ejemplo, para un pizarrón pueden definirse atributos como ancho, alto, largo, tipo de material, entre otros. Estos atributos pueden ser usados para futuros análisis.

Se implementaron también los reportes anuales presentados por el personal encargado de inventarios, los cuales son: registro de bienes de inventarios, detalle definitivo del inventario y resumen del libro de inventarios. Estos reportes son generados con base en los movimientos de los bienes registrados en la aplicación; pueden ser generados sobre cualquier año a partir de la implementación del sistema en formato PDF para su posterior firma.

Debido a la información histórica almacenada en las tarjetas de responsabilidad y con fines de futuros análisis de comportamiento, se hace necesaria la implementación de un módulo de importación masiva donde el personal del Departamento de Tesorería pueda ingresar la información histórica al sistema a través de un archivo de MS Excel con el formato especificado. Esto incluye la validación y corrección posterior de la información ingresada. Por esta misma razón se aplican dos modos de interacción: un modo superusuario con el que puede modificarse la información sin crear registros de movimiento que tergiversen la información de los reportes y el modo normal en el cual todo cambio realizado sobre los bienes es registrado. La utilización del modo superusuario queda a discreción del Departamento de Tesorería.

El módulo de solvencias solventa el problema de generación permitiendo realizarlo de forma rápida y eficiente. Los empleados ingresarán a la plataforma desde el módulo de personal. A dicho módulo se redirecciona directamente desde la plataforma de empleados con la que ya contaba la Facultad; esta conexión está protegida mediante un token encriptado con expiración de 3 horas. Dentro del módulo de empleados pueden hacerse solicitudes de solvencias y consultar el estado de las que han sido ingresadas con anterioridad y en el de solvencias, los empleados encargados de inventarios pueden aprobar o rechazar las solicitudes, así como realizar una rápida revisión de los bienes asignados del empleado para continuar con el proceso de traslado de estos, si fuera necesario.

Pantalla de listado de solicitudes en el sistema de inventarios. Fuente: elaboración propia

Figura 9.2: Pantalla de listado de solicitudes en el sistema de inventarios. Fuente: elaboración propia

Para gestionar la información cambiante del sistema se incluyó el módulo de configuración para gestionar los rubros, razones de movimiento y la configuración de los nombres y cargos de las personas que aparecen en los reportes anuales.

9.4 Conclusiones

  • Se desarrolló un sistema web completo que permite el ingreso de cada uno de los activos fijos de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, así como el registro de todos sus movimientos: ingreso, traslado o baja.

  • Se agilizó la generación de los reportes anuales al generarlos automáticamente con base en los movimientos que son registrados por el sistema; estos reportes se pueden generar de cualquier periodo y desde el despliegue y puesta en marcha del sistema.

  • El diseño de la interfaz de usuario que se desarrolló facilita la comprensión del sistema y disminuye la curva de aprendizaje necesaria para poder utilizarlo.