Artículo 5 Automatización de procesos con tecnologías de la información

Autor: Ing. Rodrigo Antonio Herrera de León
Correo electrónico:
Fecha: 02 de noviembre de 2019

Resumen

El presente trabajo describe el proyecto ejecutado en la Facultad de Humanidades para automatizar el proceso que los estudiantes siguen cuando se asignan y pagan por exámenes de recuperación. El proyecto también optimizó el ingreso de las notas de dichos exámenes y se desarrolló un sistema para llevar registro de las confirmaciones de pago. Estos procesos eran previamente realizados manualmente, y consumían gran parte del tiempo del personal, haciendo la información vulnerable a errores.

El proyecto fue ejecutado usando Scrum como Framework para trabajar ágilmente, y fue integrado en la ya existente plataforma web de la Facultad de Humanidades. Se usaron varios servicios web facilitados por distintas entidades de la universidad. Por ejemplo, la información necesaria para la generación de órdenes de pago fue obtenida del sistema de información financiera de la universidad.

El resultado final del proyecto fue una considerable reducción en los tiempos de procesamiento y una mejora en la confiabilidad de los registros almacenados. Estas mejoras fueran recibidas de forma positiva por los estudiantes.

Abstract

This paper describes the project executed in the Faculty of Humanities to automate the process that students follow when they enroll and pay for retaking exams. While doing so, the project also optimized the record keeping of the grades of the aforementioned exams and developed a system to keep track of payment confirmations. These processes were previously carried out manually, consuming much of the time of the faculty workforce and making the records prone to errors. The project was executed using Scrum as framework for agile working and was integrated into the existing web platform in the Faculty of Humanities. There were used several web services provided by different university departments. For example, the information needed to generate payment orders was taken from financial information system of the University.

The final outcome of the project was a considerable reduction in processing times and an improvement in the reliability of the records kept. These improvements were positively received by the students.

Palabras Clave:

Optimización, EPS, USAC, Humanidades, Servicio web

5.1 Introducción

En años anteriores, los procesos de asignación de cursos y exámenes e ingreso de notas se ejecutaban manualmente en la Universidad de San Carlos de Guatemala. El alto volumen de estudiantes inscritos en la universidad provocaba que el proceso fuera lento y consumiera mucho tiempo del personal de la universidad. Además, dicho proceso era propenso a errores humanos y la información, vulnerable a ser distorsionada.

Actualmente existen alternativas tecnológicas para facilitar estos procesos tanto a los estudiantes como al personal de la universidad. Estas opciones incluso sirven para proteger la integridad de los datos y llevar un mejor control de estos. En años recientes las distintas facultades de la universidad han utilizado estas tecnologías para optimizar sus procesos. El presente artículo se refiere a cómo se usaron las tecnologías de la información para automatizar los procesos de asignación de exámenes de recuperación e ingreso de notas en la Facultad de Humanidades, así como el impacto que tuvo en los estudiantes, personal administrativo y catedráticos.

5.2 Artículo

5.2.1 El problema

En la Facultad de Humanidades, previo a la implementación del proyecto, la asignación y pago de recuperaciones se realizaba manualmente. El flujo del proceso era el siguiente:

• El Departamento de Control Académico habilitaba el pago de las recuperaciones en el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera). Al hacerlo, se tenían que analizar y elegir uno por uno los cursos que iban a estar disponibles para asignación de recuperaciones. La duración de este proceso era aproximadamente de cuatro horas.

• El estudiante que estaba pendiente de hacer una recuperación generaba la orden de pago respectiva en el portal del SIIF y la cancelaba en uno de los bancos autorizados; se presentaba el día de la recuperación y entregaba al catedrático, junto con su examen, el comprobante de pago.

• El catedrático calificaba las recuperaciones e ingresaba las notas (tanto de la zona como de la recuperación) en un archivo con formato XLS.

• El catedrático entregaba su archivo de notas a Control Académico durante la semana calendarizada. Este último, al recibirlo, tenía que verificar que todos los estudiantes incluidos en el archivo cumplieran con los requisitos para tener derecho a examen.

• Control Académico y la Unidad de Sistemas ingresaban las notas de los estudiantes en el sistema. Este proceso generalmente tardaba cinco días hábiles.

• Un día después de haber concluido el ingreso de notas, el estudiante podía verlas en el sistema.

• Finalmente, Control Académico comprobaba que todo hubiera sido correctamente ingresado. Este proceso duraba generalmente 5 días hábiles.

En cada paso del proceso existía la posibilidad de que la integridad de los datos fuera perjudicada por error humano. Los casos más notorios de errores eran el envío de notas incompletas o erróneas. En consecuencia, los datos eran muy vulnerables a incongruencias.

5.2.2 Tecnologías disponibles

Metodología de trabajo

La metodología utilizada en este proyecto fue Scrum. Se trata de una metodología ágil que enfatiza en la cooperación del software funcional y en la capacidad para adaptarse a situaciones inesperadas. Scrum establece que las decisiones deben ser tomadas con base en resultados reales y no en especulaciones.

Plataforma de la Facultad

Previo al proyecto, la Facultad de Humanidades ya contaba con una plataforma web funcional para administrar sus procesos. Las características de esta plataforma son:

  • Sistema operativo CentOS Server, lanzamiento 6.5
  • Servidor de base de datos MySQL Community Server 5.6.19
  • Servidor Web HTTP Apache 2.4.7
  • Lenguaje PHP 5.3.3
  • Yii Framework 1.0
Arquitectura del sistema de la Facultad de Humanidades. Fuente: Elaboración propia

Figura 5.1: Arquitectura del sistema de la Facultad de Humanidades. Fuente: Elaboración propia

Características de hardware del servidor

Las especificaciones de hardware del servidor físico donde se encuentra la plataforma web de la Facultad son:

  • Procesador: Intel Xeon E5620 2,40GHz
  • Capacidad del disco duro: 640 GB
  • Capacidad de la memoria RAM: 3 GB

Servicios Web

Para agilizar los procesos es necesario comunicarse con las siguientes entidades de la Universidad:

  • Departamento de Registro y Estadística (RyE): proporciona la información sobre la inscripción del estudiante en una carrera específica y en un año determinado.

  • Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF): genera una orden de pago con la información del estudiante (carné, unidad, extensión, carrera) y código del curso que va a ser asignado para recuperación.

La comunicación con estas dos entidades se realiza a través de servicios web, utilizando los protocolos SOAP y HTTP.

Diagrama de la conexión a los servicios web de las entidades externas. Fuente: Elaboración propia

Figura 5.2: Diagrama de la conexión a los servicios web de las entidades externas. Fuente: Elaboración propia

5.2.3 Solución

Con base en las necesidades de la Facultad y las herramientas disponibles se establecieron los siguientes objetivos para el proyecto:

  • Expeditar la habilitación del pago de recuperaciones en el SIIF.

  • Habilitar el portal web de la Facultad para permitir a los estudiantes la asignación a recuperaciones y la generación de las órdenes de pago en línea.

  • Automatizar los filtros de asignaciones a las recuperaciones y la confirmación de los pagos respectivos.

  • Habilitar el portal web de la Facultad para permitir a los catedráticos el ingreso de notas de recuperaciones en línea, verificando que el valor ingresado sea válido y sin necesitar ingresar la zona.

El proyecto se integró a la plataforma web ya existente y se ampliaron sus funcionalidades, de manera que las tareas realizadas manualmente se ejecutan automáticamente y en menor tiempo.

Una vez implementado el proyecto, el proceso tuvo los siguientes cambios:

Habilitación de pagos

La habilitación del pago de recuperaciones en el SIIF se realiza con ayuda del portal web. El sistema determina con los parámetros ingresados qué cursos deben estar disponibles para la generación de orden de pago de recuperaciones. La ejecución de este proceso dura ahora aproximadamente 5 minutos.

Asignación

  • El estudiante ingresa con su usuario al portal de la Facultad y selecciona las recuperaciones a asignar.

  • El sistema filtra las opciones de manera que el estudiante solo se podrá asignar las recuperaciones a las que tenga derecho.

  • Antes de generar la orden de pago se comprueba que el estudiante esté inscrito en dicha carrera durante el año actual a través del servicio web proporcionado por el RyE.

  • La orden de pago de las recuperaciones seleccionadas se generan con el servicio web brindado por SIIF.

Confirmación de pagos

  • Un servicio web en el sistema de la Facultad (desarrollado durante este proyecto) es consumido por el SIIF, para notificar cuando los pagos son acreditados. Cuando se recibe la notificación del SIIF, se confirma la asignación del estudiante.

• El estudiante ya no necesita entregar la constancia de pago, ya que su pago es validado automáticamente por el sistema.

Cantidad de desechos recibida por día; Total 50.86 toneladas

Figura 5.3: Cantidad de desechos recibida por día; Total 50.86 toneladas

Ingreso de notas

  • Cuando el catedrático ingresa las notas de la recuperación, el portal verifica que el valor esté en el rango válido y lo asocia a la nota de la zona previamente almacenada en el sistema.

  • Las notas son ingresadas al sistema directamente por el catedrático y podrán ser vistas por el estudiante a partir del día siguiente; a diferencia de antes que había que esperar una semana para que las notas fueran procesadas por Control Académico.

Se lleva un registro de todas las acciones de los procesos de recuperación ejecutadas en la plataforma web.

5.2.4 Resultados

Los datos que se muestran a continuación corresponden a las recuperaciones del primer semestre del año 2017.

La cantidad de órdenes de pago generadas en cada recuperación se pueden ver en la siguiente gráfica:

Cantidad de órdenes de pago generadas para las recuperaciones del primer semestre del año 2017. Fuente: elaboración propia

Figura 5.4: Cantidad de órdenes de pago generadas para las recuperaciones del primer semestre del año 2017. Fuente: elaboración propia

Los estados finales de las órdenes de pago generadas para la primera recuperación del semestre se pueden ver en la siguiente gráfica:

Estado final de las órdenes de pago generadas para la primera recuperación del primer semestre del 2017. Fuente: elaboración propia

Figura 5.5: Estado final de las órdenes de pago generadas para la primera recuperación del primer semestre del 2017. Fuente: elaboración propia

Los estados finales de las órdenes de pago generadas para la segunda recuperación pueden apreciarse en la siguiente gráfica:

Estado final de las órdenes de pago generadas para la primera recuperación del primer semestre del 2017. Fuente: Elaboración propia

Figura 5.6: Estado final de las órdenes de pago generadas para la primera recuperación del primer semestre del 2017. Fuente: Elaboración propia

5.3 Conclusiones

  • La implementación de tecnologías de la información en los procesos de recuperaciones es un gran avance para la Facultad de Humanidades, en su propósito de adaptar nuevas opciones tecnológicas para la solución de sus problemas.

  • El tiempo para habilitar el pago de las recuperaciones en el SIIF se redujo en un 80%.

  • La asignación y generación de las órdenes de pago de recuperaciones a través de una plataforma web concede un mejor control y orden en dichos procesos.

  • La automatización de los filtros de asignación a recuperaciones y la confirmación de pagos conlleva a una ejecución casi inmediata y confiable de los procesos, removiendo al mismo tiempo carga de trabajo al personal de la Facultad.

  • El ingreso de notas por medio de una herramienta web mejora la confianza en el proceso, ya que disminuye la información que el catedrático tiene que ingresar, y verifica que las notas estén dentro del rango válido.

  • El tiempo en que los estudiantes pueden ver sus notas después de hacer su recuperación se redujo aproximadamente una semana.

5.4 Discusión de resultados

La gran cantidad de órdenes de pago generadas muestra la positiva aceptación del proyecto por parte de los estudiantes. Además, la mayor parte de las órdenes de pago generadas fueron canceladas sin ningún inconveniente, lo que significa que el sistema fue lo bastante intuitivo y comprensible como para que los estudiantes pudieran hacer los procedimientos correctamente.

5.5 Recomendaciones

A la Unidad de Sistemas de la Facultad de Humanidades:

  1. En el futuro, con proyectos similares, se recomienda que su desarrollo sea con base en los productos funcionales del presente proyecto, para que el sistema de la Facultad funcione de manera uniforme.

  2. Recordar que existe una bitácora en la que están registradas las acciones ejecutadas en los procesos de recuperaciones y puede ayudar a resolver inconvenientes.

  3. Revisar la bitácora de forma periódica para comprobar si ha habido problemas, como errores de conexión con los servicios web o generación de órdenes de pago fallidas.

5.6 Referencias