Artículo 2 Proyecto de EPS de digitalización del proceso de ingreso y control de pagos en la Facultad de Veterinaria
2.1 Resumen
El objetivo de este EPS fue crear un sistema web para digitalizar los formularios de ingreso para los exámenes de laboratorio y hacer más eficiente el proceso. Se realizó un estudio para determinar cuáles eran las necesidades de la Facultad de Veterinaria y se presentó una solución a esas necesidades.
El estudio se realizó a base de entrevistas al personal, que permitió determinar la necesidad de agilizar varios procesos internos en los laboratorios de exámenes médicos a animales, como por ejemplo control de pagos, solicitudes de ingreso y resultados y se estableció que estos procesos utilizaban mucho papel y se llevaba mucho tiempo en realizarlos, es por eso que en este proyecto de EPS se presentó una forma más fácil y rápida de hacer todo el proceso desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Ahora es posible realizar la solicitud de exámenes y el pago en línea. Se espera que con este proyecto de EPS los clientes internos y externos de la Facultad de Veterinaria se beneficien al utilizar esta aplicación y les permita realizar los procesos de forma eficiente.
2.2 Abstract
The goal of this EPS was to create a web system to digitize the entry forms for laboratory exams and streamline the process. A study was carried out to determine what were the needs of the Veterinary School and a solution to those needs. The study was carried out based on interviews with the staff, which determined that there was a need to expedite various internal processes in the animal medical examination laboratories, such as payment control, income requests and results, and it was determined that these processes used a lot of paper and took a long time to carry out, that is why this EPS project presented an easier and faster way to do the whole process from any device with internet access. It is now possible to apply for exams and pay online.
It is expected that with this EPS project, the internal and external clients of the Veterinary School will benefit from using this application and allow them to have more efficient processes.
2.4 Introducción
Hoy en día con el creciente cambio en la tecnología, la transformación digital es una necesidad que enfrentan muchas empresas, negocios o tiendas que tienen la necesidad de ir cambiando o modificando sus procesos para estar actualizados; es por eso que deciden digitalizarse para ofrecer un mejor servicio y nuevas opciones de servicio a sus clientes. Esta es una de las razones por las que la Facultad de Veterinaria y Zootecnia de la Universidad de San Carlos de Guatemala solicitó un proyecto de EPS para darle solución a la problemática que ha enfrentado en los últimos años, ya que se presentaron dificultades en una auditoría interna realizada.
2.5 Artículo
Desde hace muchos años la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia de la Universidad de San Carlos de Guatemala ha prestado el servicio de brindar distintos tipos de exámenes a un precio accesible. Con el paso del tiempo se ha vuelto cada vez más complicado el manejo de los resultados históricos, ya que el control de estos se ha realizado en papel. Este ha sido uno de los motivos por lo cual la Facultad de Veterinaria decidió solicitar un proyecto de EPS para darle una solución a varios problemas que han tenido a través del tiempo.
El proyecto inició con un análisis y entrevistas al personal con los cuales se idearon estrategias para dar solución a la problemática encontrada. Se creó una aplicación web para mejorar el servicio a los clientes internos y externos y la forma en que la información es almacenada, ya que se creó un sistema que facilita el acceso a la información.
Los procesos internos que se manejaban en el control de ingreso a los laboratorios eran formularios impresos que tomaban mucho tiempo desde el inicio, hasta la generación de informe de resultados; ahora esos formularios son dinámicos y el personal los pueden modificar en cualquier momento sin necesidad de volver a imprimirlos; los laboratorios pueden agregar o modificar exámenes en sus catálogos para tener una amplia oferta para los clientes.
Es importante recalcar que se ha tenido que hacer una transformación digital en la Facultad de Veterinaria y Zootecnia para renovar los procesos, utilizando nuevas tecnologías orientadas al mejoramiento de la Facultad, y así obtener más clientes satisfechos.
Este nuevo proceso inicia con el cliente. El mismo debe estar registrado en el sistema para poder solicitar exámenes en los laboratorios de la Facultad de Veterinaria. Una vez el cliente tiene su cuenta debe llenar un formulario general de ingreso en el cual se le solicita información como: departamento y municipio de donde viene, correo electrónico, número de teléfono, entre otros.
Figura 2.1: Ejemplo de formulario general para solicitar exámenes en los laboratorios de veterinaria
Luego de llenar el formulario general, debe escoger en qué laboratorio quiere realizar sus exámenes. Cada uno maneja un formulario diferente para poder solicitar exámenes. Estos formularios los pueden configurar los encargados de los laboratorios en cualquier momento y modificar el orden de las preguntas, agregar otras, modificarlas o eliminarlas. Esto hace que dichos formularios sean dinámicos y puedan ser configurados en cualquier momento.
Figura 2.2: Formulario de ingreso para el laboratorio de Salud Pública
Una vez que el cliente llene el formulario del laboratorio de donde quiere solicitar sus exámenes, el sistema le generará una boleta de pago. Con esta puede ir a cualquiera de las agencias de los bancos afiliados a la Universidad de San Carlos de Guatemala a pagar, o bien puede cancelar desde la banca virtual que tengan habilitada dichos bancos.
Figura 2.3: Ejemplo de boletas de pago generadas en el sistema para poder pagar en los bancos afiliados a la Universidad de San Carlos de Guatemala
Una vez que el cliente haya realizado el pago de sus exámenes, deberá presentarse al laboratorio con las muestras para que se le puedan realizar los exámenes. La persona encargada de recibir las muestras en los laboratorios verifica en el sistema si el cliente ya efectuó el pago y procede a recibirlas. Una vez recibidas, se procede a realizar los exámenes de laboratorio y luego se ingresan los resultados al sistema. El sistema genera el informe de resultados y si el cliente lo solicita, este es enviado al correo que registró
Figura 2.4: Ejemplo de informe de resultados en formato PDF
Los encargados de los laboratorios pueden consultar en cualquier momento la cantidad de exámenes que han realizado en un rango de fechas y los ingresos financieros que han tenido.
2.6 Conclusiones
Con esta aplicación se espera aportar una mejora en los sistemas de la Facultad de Veterinaria, a fin de dar un mejor servicio.
Con el sistema ahora será posible llevar un mejor control de los ingresos financieros de cada uno de los laboratorios.
Actualmente, los clientes son notificados de forma inmediata cuando los resultados de los exámenes están listos.