7 Implementación del sistema de inventarios para la sección de contabilidad del Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala
7.1 Resumen
El Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala (INACIF) se encuentra en un proceso de análisis y modernización de la plataforma tecnológica actual, con el afán de proveer soluciones a corto, mediano y largo plazo a todas sus unidades administrativas, y proveer información en tiempo real a nivel interno y externo.
Actualmente la Sección de Contabilidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN) el cual es un sistema de gobierno implementado en todas las instituciones centralizadas y descentralizadas, que permite el registro contable de activos fijos que están asignados a cada empleado por institución.
A nivel interno no se cuenta con un sistema de información de control y administración de bienes; el registro se lleva a cabo en una hoja electrónica, lo cual no permite la entrega de resultados en forma eficiente y oportuna, y en muchas ocasiones la información es inconsistente.
7.2 Abstract
The National Institute of Forensic Sciences of Guatemala (INACIF) is in a process of analysis and modernization of the current technological platform, with the aim of providing short, medium and long-term solutions to all its administrative units, allowing the provision of internal and external information in real time.
Currently the Accounting Department uses the Integrated Accounting System (SICOIN) which is a government system implemented in all centralized and decentralized institutions, which allows the accounting record of fixed assets that are assigned to each employee by institution.
Internally there is no information system for asset control and administration information system, the record is carried out on an electronic sheet, which does not allow the delivery of results in an efficient and timely manner and on many occasions the information is inconsistent.
7.4 Introducción
INACIF está analizando y modernizando la plataforma tecnológica existente, tanto a nivel de hardware como de software; esto con la finalidad que integre todos los servicios y que cumpla con las expectativas de cada unidad que conforma la institución. Es por ello que se propone un proyecto que lleve el control de activos tecnológicos. Este sistema de información permitirá brindar datos oportunos sobre los activos fijos, fungibles y desagrupados como su ubicación y el empleado que hace uso de los mismos, así como mantener actualizado el registro de bienes.
7.5 Artículo
El sistema debe cumplir con el registro, traslado y consulta de información por parte de cada empleado, de acuerdo con la metodología formal de análisis, diseño e implementación de sistemas. La herramienta debe de brindar información oportuna sobre los bienes de INACIF.
El Sistema de Información debe de contener un módulo de reportería que servirá de apoyo para los informes que debe entregar la sección de Contabilidad, anualmente, a las diversas instituciones que la auditan.
Priorización de las necesidades
El sistema de información está orientado a satisfacer las inconsistencias que se han presentado actualmente en el control de inventarios de bienes que maneja la sección de contabilidad por medio de documentos de Excel. Este proyecto contará con un módulo de traslado de bienes fijos, fungibles y desagrupados, en donde por medio de una solicitud el empleado pide un traslado de bienes a la sección de contabilidad.
Al momento que el administrador acepte la solicitud se realizará una actualización en la hoja de responsabilidad del empleado solicitante como receptor. Se podrán asignar bienes a los empleados con la condición de que no estén relacionados a una hoja de responsabilidad.
Módulos desarrollados
Módulo de activos fijos
Este módulo muestra el detalle de los bienes asignados al usuario. La información es proporcionada a través del Ministerio de Finanzas Públicas a través del consumo de un servicio consultado por medio del NIT del usuario; además, cuenta con dos campos que proporcionan la información del empleado que se está consultando.
Módulo de fungibles y desagrupados
El módulo de bienes fungibles y desagrupados muestra el detalle de los bienes asignados al usuario; sí en caso no tuviera bienes asignados se muestra un mensaje en pantalla que da visibilidad al usuario; además, cuenta con dos campos que proporcionan la información del empleado que se está consultando.
Módulo de hoja de responsabilidad
Este módulo muestra en detalle los bienes fijos, fungibles y desagrupados que se encuentran asignados al usuario que ha sido consultado; además, cuenta con dos funcionalidades adicionales:
Hoja de responsabilidad: Descarga un documento de hoja de responsabilidad en formato simple.
Solicitud de Contraloría General de Cuentas (CGC): crea una solicitud en donde solicita una hoja de responsabilidad en formato de la Contraloría General de Cuentas.
Figura 7.1: Reporte de la tarjeta de responsabilidad con formato simple
Módulo de reportes
El menú de reportes es un módulo al cual tendrá acceso únicamente el administrador, cuenta con dos pestañas:
Bitácora del sistema: este reporte proporciona las acciones que se han ejecutado dentro del sistema de información en un rango de fechas seleccionadas en el sistema.
Reporte de bienes del sistema: este reporte proporciona la información de los bienes asignados en un rango de fechas seleccionadas en el sistema.
Módulo CRUD de fungible
El módulo de fungibles cuenta con un formulario en donde se ingresa la información necesaria para registrar el bien en el sistema de control de inventarios; además, se puede actualizar la información de un fungible buscándolo por código, así como eliminarlo en el sistema.
Módulo carga masiva de fungibles
Por medio de la plantilla que se puede descargar en el módulo se realizará el almacenamiento masivo de fungibles en la base de datos de inventarios.
Módulo de notificaciones
Este módulo es el encargado de notificar al usuario administrador sobre las siguientes situaciones:
Carga masiva de fungibles
Registro de un fungible
Actualizar un fungible
Eliminación de un fungible
Activo liberado y no asignado a ningún responsable.
Podrá marcar como leídas las notificaciones que ya no deseen que le aparezcan en el módulo.
Módulo de solicitudes
El módulo de solicitudes tendrá acceso al rol administrador del sistema de información, el cual tendrá el control de las acciones que realizan los usuarios operadores en los módulos. Las solicitudes se podrán aceptar o rechazar y cuentan con 4 tipos de solicitudes diferentes:
De tipo hoja de responsabilidad: el usuario solicita una hoja de responsabilidad en formato de la Contraloría General de Cuentas.
De tipo nuevo traslado: el usuario solicita un traslado de bienes de tipo fungible y desagrupado en el sistema de información.
De tipo pendiente en SICOIN: el usuario solicita el traslado de activos fijos en el sistema SICOIN; el usuario operador dará por aceptaba la solicitud hasta que dicho traslado se haya realizado en el sistema del Ministerio de Finanzas Públicas.
Solicitud de tipo asociar bien: el usuario solicita que se le asignen por primera vez bienes de tipo fungible o desagrupado.
Módulo de traslado de bienes
En el módulo de traslado de bienes fijos, fungibles y desagrupados se realizan los traslados de bienes, se seleccionan los bienes que se desean trasladar a un nuevo responsable, seguidamente se ingresa la información obligatoria para llenar el formulario oficial de traslado de bienes, en donde se ingresa la persona que recibe el bien, la persona que da el visto bueno. Al finalizar dicho proceso se genera el formulario de traslado con la información ingresada y los bienes a trasladar; el formulario debe ser firmado por las personas involucradas en la gestión.
Figura 7.2: Reporte de la tarjeta de responsabilidad con formato simple
Beneficios del proyecto
El sistema de información permitirá automatizar y agilizar de mejor manera las gestiones que realizaban manualmente en la unidad de Inventarios; además, los empleados de INACIF contarán con un sistema en donde podrán consultar los bienes asignados, y realizar sus gestiones sin necesidad de una tercera persona; esto ayudará a brindar una solución optimizable y en tiempo real a los usuarios.
7.6 Conclusiones
El sistema de información satisface las necesidades planteadas; está basado en una metodología de gestión sostenible, lo cual implica que pueden seguir agregándole componentes de acuerdo con nuevos requerimientos.
El sistema de información está diseñado para proveer información consistente y en tiempo real sobre los bienes y el responsable que los tiene asignados; esto ayuda a que la Unidad de Contabilidad procese más solicitudes. Es decir reduce el tiempo de respuesta en las mismas, y agiliza las tareas diarias a través de la optimización de procesos implementados en cada módulo.
7.7 Referencias
- [1] Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala (2023). https://www.inacif.gob.gt/ Último acceso: 05 de mayo de 2023.