9 Transformación digital de la herramienta de planificación estratégica del Consejo Nacional De Áreas Protegidas
9.1 Resumen
El 31 de agosto de 2021 entró en vigor la Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto 5-2021, aprobada por el Congreso de la República. En consecuencia, se realizó un análisis sobre los procesos actuales de las distintas unidades del Consejo Nacional de Áreas Protegidas, CONAP.
Se identificó un problema significativo relacionado con el consumo excesivo de recursos, lo cual ha generado tiempos de respuesta prolongados, altos costos y falta de coordinación en las actividades. Un ejemplo de esto es el uso excesivo de materiales físicos, como el papel, que ha dificultado y ralentizado varios procesos internos.
Se observó que la unidad de planificación carece de herramientas tecnológicas adecuadas. Esta unidad es responsable de elaborar el plan operativo anual, que establece las metas, objetivos y actividades específicas del Consejo Nacional de Áreas Protegidas.
Con el fin de abordar uno de los procesos fundamentales de la institución, se planificó la transformación digital del proceso de carga, evaluación y aprobación de las planificaciones.
9.2 Abstract
On august 31, 2021, the Law for the Simplification of Requirements and Administrative Procedures, Decree 5-2021, approved by the Congress of the Republic, came into effect. As a result, an analysis was conducted on the current processes within the different units of the National Council of Protected Areas.
A significant issue was identified regarding resource consumption, leading to extended response times, excessive costs, and lack of coordination in activities. One notable example is the excessive use of physical materials, such as paper, which has hindered and slowed down various internal processes.
The planning unit was recognized as one of the areas lacking adequate technological tools. This unit is responsible for developing the annual operational plan that establishes the specific goals, objectives, and activities of the National Council of Protected Areas.
To address one of the institution’s key processes, a digital transformation of the planning process for loading, evaluating, and approving the plans was planned.
9.3 Palabras claves
Procesos, planificaciones, informes anuales, red programática, unidad de planificación.
9.4 Introducción
En la unidad de planificación se ha identificado la necesidad de optimizar el proceso de recolección de planificaciones entre dicha unidad y las diversas unidades administrativas.
El proyecto se ha estructurado para brindar apoyo a la unidad de planificación, desarrollando un flujo de trabajo que les permita tener un mayor control sobre la información ingresada. El módulo destinado a las unidades administrativas ha sido diseñado para que ingresen sus planificaciones. Esto contribuye a mitigar errores en la entrada de información, asegurando la fiabilidad, integridad y calidad de los datos. Además, el módulo de la unidad de planificación permite evaluar las planificaciones presentadas por cada unidad administrativa, otorgando un mayor control.
La transformación digital de los procesos de planificación busca mejorar la eficiencia y precisión en la recopilación de información, promoviendo una gestión más efectiva de las áreas protegidas y la diversidad biológica en Guatemala.
9.5 Artículo
El Consejo Nacional de Áreas Protegidas es una institución de gobierno y el órgano máximo de la dirección y coordinación del Sistema Guatemalteco de Áreas Protegidas. En la estructura organizativa, se encuentran los órganos sustantivos que incluyen a la Unidad de Planificación.
El actual proceso de planificación en el CONAP presenta desafíos significativos debido a la descentralización de la información y al uso de hojas de cálculo de Excel para el intercambio de datos. Estos obstáculos inciden en la pérdida de información, la presencia de errores y una gestión ineficiente del flujo de trabajo. Es necesario implementar una transformación digital que permita centralizar y optimizar el proceso de planificación, mejorando así la eficiencia y precisión en la gestión de las áreas protegidas y la biodiversidad en Guatemala.
Descripción de las necesidades
Las necesidades identificadas para mejorar el proceso de planificación incluyen el manejo eficiente de actividades, productos, subproductos, acciones, unidades de medida y el Plan Estratégico Institucional, PEI.
Se requiere un sistema que permita el ingreso fácil y rápido de planificaciones por unidad administrativa, así como la captura de información general y metas específicas por subproductos, acciones e insumos. Además, es necesario contar con un control adecuado del historial de planificaciones ingresadas, con la posibilidad de aprobar o rechazar las mismas y dejar comentarios en caso de rechazo.
Se busca tener un registro completo de todas las planificaciones ingresadas por las distintas unidades, con filtros por año y facilidad de búsqueda en las páginas de consulta. Además, se requiere la generación de informes en formato PDF que incluyan la red programática, el listado de acciones vinculadas a cada objetivo estratégico del PEI, la cuantificación del plan, el listado de insumos por área protegida, un cuadro inferencial y un cuadro resumen.
Solución digital
La solución digital propuesta tiene como objetivo principal optimizar el proceso de planificación en el Consejo Nacional de Áreas Protegidas. Para lograrlo, se ha diseñado un flujo de planificación dividido en tres fases: carga, evaluación y visualización.
Fase de carga
Se proporciona una interfaz intuitiva y fácil de usar donde cada unidad administrativa puede ingresar y administrar toda la información relevante para su planificación. Esto incluye datos como el centro de costo, la unidad de gestión, las hectáreas administradas por región, el número de áreas protegidas a cargo y el número de guarda recursos asignados. Además, se podrán establecer metas específicas para los subproductos, acciones e insumos relacionados.
Fase de evaluación
En esta etapa, la Unidad de Planificación se encarga de revisar y evaluar todas las planificaciones ingresadas. Aquellas que no sean aprobadas serán devueltas al usuario con notificaciones y observaciones específicas, para que puedan realizar las correcciones necesarias. Por otro lado, las planificaciones aprobadas son almacenadas para su posterior generación de informes anuales y estarán disponibles para su consulta.
Fase de visualización
Permite acceder a las planificaciones de forma sencilla y efectiva. Los usuarios tendrán la capacidad de visualizar todas las planificaciones ingresadas por las unidades, pudiendo filtrarlas por fecha de aprobación para facilitar la búsqueda de información específica. Además, se podrán generar y descargar informes en formato PDF que ofrecen un análisis detallado de los resultados obtenidos. Estos informes incluyen aspectos como la red programática, las acciones realizadas, la cuantificación del Plan Estratégico Institucional, los insumos utilizados, las áreas protegidas involucradas y cuadros resumen e inferenciales.
Una vez que todas las planificaciones sean aprobadas, se podrán unir y descargar de forma anual en un informe consolidado. Esta funcionalidad permitirá tener una visión global y completa de todas las planificaciones aprobadas, facilitando el seguimiento y análisis de los resultados obtenidos a nivel institucional. El informe consolidado proporcionará una herramienta valiosa para la toma de decisiones y la evaluación del cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos en el Plan Estratégico Institucional.
Esta solución digital permitirá agilizar el proceso de planificación, reducir errores y facilitar el análisis de los resultados obtenidos.
Material elaborado
Se desarrollaron dos manuales esenciales para el sistema implementado:
Manual Técnico, dirigido al equipo de desarrollo y profesionales de TI, que proporciona detalles técnicos, arquitectura, configuración;
Manual de Usuario, diseñado para guiar a los usuarios finales en la utilización efectiva del sistema, brindando instrucciones detalladas sobre acceso, navegación, ingreso de datos, consultas y generación de informes.
Ambos manuales son recursos fundamentales para garantizar un funcionamiento óptimo y una correcta utilización del sistema.
9.6 Conclusiones
La implementación del sistema de carga de planificaciones en las diferentes unidades administrativas ha contribuido a la eliminación de errores en el ingreso de información, al aceptar únicamente la información requerida y autorizada por la unidad encargada de la administración de planificaciones.
El módulo para la organización de información de las distintas planificaciones y su presentación en informes anuales ha reducido considerablemente el tiempo de trabajo manual del personal de la unidad de planificación, lo que brinda más tiempo para analizar los resultados y tomar decisiones.
El flujo de evaluación y aprobación de las planificaciones presentadas por las unidades administrativas permite un mayor control sobre las direcciones regionales, subregionales, parques nacionales, unidades técnicas, departamentos operativos, direcciones centrales y administrativas y unidades de gestión de CONAP.
9.7 Recomendaciones
Proporcionar el mantenimiento adecuado a la herramienta para abordar posibles cambios o nuevos informes necesarios para respaldar la toma de decisiones correctas.
Utilizar correctamente los manejadores de actividades, productos, subproductos, acciones, unidades de medida y el Plan Estratégico Institucional, ya que estos limitan las opciones para que las unidades administrativas ingresen la información de manera correcta en las planificaciones.
Es recomendable continuar transformando más procesos que involucren a la unidad de planificación, y conectarlos con la herramienta de carga de planificaciones para mejorar la experiencia y optimizar aún más la toma de decisiones.
Generar más informes necesarios para respaldar la toma de decisiones de la unidad de planificación y la secretaría ejecutiva.
9.8 Referencias
[1] CONAP (2023). Plan Operativo Anual y Plan Operativo Multianual. https://sip.conap.gob.gt. Último acceso: 25 de mayo de 2023.
[2] CONAP (2023). Sobre el CONAP. https://conap.gob.gt Último acceso: 25 de mayo de 2023.