Artículo 4 Mejores prácticas para un EPS Exitoso
Autor: Bryan Otto Fuentes Paz
Correo electrónico: bryan.fuentespaz@gmail.com
Fecha: 27 de marzo de 2019
Resumen
El presente artículo trata sobre mi experiencia como asesor de proyectos de EPS; describo algunos factores que deben tomarse en cuenta para que el proyecto sea exitoso, así como la importancia que estos tienen para el crecimiento tecnológico de las instituciones que se ven involucradas en el proceso. También hago referencia al impacto que tiene la colaboración y el intercambio de conocimiento para solucionar problemas empleando la tecnología, concluyendo que los trabajos de EPS son beneficiosos al no tener un costo directo, ya que se aprovecha la cooperación interinstitucional.
Abstract
This article deals with my experience as an EPS Project Advisor, I describe some factors that must be taken into account in order for the project to be successful, as well as the importance that these have for the technological growth of the institutions that are involved in the process. I also refer to the impact of the collaboration and the exchange of knowledge to solve problems using technology, concluding that EPS works are beneficial because they do not have a direct cost and take advantage of inter-institutional cooperation.
Palabras Clave:
Ejercicio Profesional Supervisado, EPS, USAC, Asesoría.
4.1 Introducción
La Universidad de San Carlos de Guatemala, siendo la rectora de la educación superior en Guatemala, debe estar siempre a la vanguardia y para ello es necesario invertir en tecnología y en recurso humano que permita lograr proyectos de alto impacto que faciliten la enseñanza-aprendizaje; así como mejorar los procesos administrativos y la gobernanza en el sistema educativo que establezca estándares de alta calidad. Estas condiciones generan un ecosistema para promover y fortalecer los lazos interinstitucionales que permitan concebir estrategias y plataformas tecnológicas para resolver problemas de nuestra sociedad, siendo esto una clara oportunidad para los proyectos de extensión.
4.2 Artículo
En el Artículo 2º del Capítulo I del Normativo del Ejercicio Profesional Supervisado de Graduación (EPS FINAL) de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se define EPS Final como: “las actividades académicas de docencia-aprendizaje, investigación y de servicio técnico profesional universitario que los estudiantes con cierre de pénsum de estudios realizan en el medio real del país, para desarrollar proyectos relativos a su profesión”.
La labor que realiza un asesor es importante para encaminar un proyecto y que el mismo pueda ser exitoso; sin embargo no debe tomarse a la ligera, ya que, al mismo tiempo que se desarrolla una solución tecnológica, también se forma una experiencia real en el estudiante.
En varias ocasiones el proyecto de EPS suele ser un primer contacto con el ámbito laboral que tiene un estudiante, es por ello que el conocimiento y seguimiento que un asesor brinda debe ser integral.
El vínculo asesor-estudiante debe ser estrecho para lograr una buena comunicación y fluidez en cada etapa del proyecto.
En mi experiencia como asesor de la Escuela de Ciencias y Sistemas de la Facultad de Ingeniería, para proyectos de Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), se han podido identificar algunos factores que permiten que un proyecto pueda ser exitoso y que logre tener un impacto significativo para la población objetivo:
Una correcta toma e interpretación de requerimientos: en todo proyecto es vital conocer las necesidades que se quieren cubrir en la institución que se realiza el EPS, para lo cual es conveniente indagar y extraer todas las características fundamentales de los procesos que quieren ser automatizados; si la interpretación es correcta entonces se puede dar una solución tecnológica correcta.
Compromiso institución-estudiante-asesores: debe existir un compromiso tangible entre cada uno de los actores para que los proyectos puedan ser finalizados, implementados y autosostenibles, el desinterés de cualquiera de ellos es un riesgo alto para que el proyecto fracase.
Infraestructura: es importante que la institución posea la infraestructura adecuada para la implementación y despliegue de la solución tecnológica, para que esta pueda ser aprovechada al máximo.
Difusión de procesos automatizados: la difusión logra que los procesos sean conocidos y brinden una plataforma, para que exista una aceptación integral de las nuevas formas de realizarlos.
Capacitación a usuarios finales: la capacitación es el proceso educativo a corto plazo que permite la correcta formación de los colaboradores para la utilización de soluciones tecnológicas y conocimiento de los procesos, esto les brinda la capacidad de desempeñarse de mejor manera en sus puestos laborales.
Soporte técnico (período de gracia): el período de gracia como soporte tiene la intención de que las soluciones tecnológicas estén libres de errores y, por lo tanto, logren que funcionen correctamente sin causar incidencias en los procesos.
Recepción del proyecto de EPS por parte del departamento de tecnología o departamento afín: para que un proyecto pueda permanecer y ser autosostenible es necesario que al momento de concluir el EPS, este quede a cargo del departamento de tecnología para su mejora y expansión.
He tenido la oportunidad de asesorar proyectos de EPS, mismos que han sido concluidos de manera exitosa gracias al cumplimiento de los factores antes mencionados. Cada uno de los proyectos ha sido ejecutado siguiendo estándares y niveles de servicio aptos para un alto rendimiento; algunos de ellos puestos a prueba bajo situaciones complejas y exigentes.
Recientemente fue condecorado el Ingeniero en Ciencias y Sistemas Rodrigo Antonio Herrera de León con el premio Francisco Vela 2018, por la excelencia de su trabajo de graduación titulado: Automatización del módulo de recuperación en la Oficina de Control Académico, Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala, epesista al cual tuve la oportunidad de asesorar.
Personalmente considero que el beneficio obtenido gracias a los proyectos de EPS es superior a cualquier inversión que pueda hacerse para ejecutarlos; en primer lugar porque no existe un costo directo pues el estudiante no recibe remuneración alguna; en segundo lugar las inversiones generan mejoras en los procesos y avances tecnológicos para facilitarlos y beneficiar a la población objetivo.
Figura 4.1: Diagrama de Flujo EPS
4.3 Conclusiones
La importancia de los proyectos de EPS radica en el impacto y beneficio para la población objetivo, que puede lograrse gracias a la colaboración entre institución-estudiante y la correcta asesoría tanto técnica como de la propia institución en donde se ejecuta el proyecto.
Ser parte del proceso de asesoría de proyectos de EPS es una experiencia enriquecedora y una oportunidad para contribuir con la solución de problemas en nuestra sociedad a través de la tecnología.
La automatización de los procesos genera cambios notorios tanto en la reducción del tiempo que toma concluirlos, como en el correcto aprovechamiento de los recursos.
La mejora continua en el proceso de proyectos de EPS contribuye con el desarrollo oportuno y estándares de calidad de las soluciones tecnológicas que el epesista puede desarrollar y ejecutar.
El contacto con problemas reales le brinda al epesista una experiencia que permite un crecimiento integral.
4.4 Referencias
Departamento de EPS. Facultad de Ingeniería. USAC. (2006). Normativo del Ejercicio Profesional Supervisado de Graduación (EPS FINAL) de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala2 [Consulta en línea: 2019].
HERRERA DE LEÓN, Rodrigo Antonio. (2017). Automatización del módulo de recuperación en la oficina de Control Académico, Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala3. [Consulta en línea: 2019].