Artículo 7 Optimización de procesos a través de un EPS

Autor: Rodrigo Antonio Herrera de León
Correo electrónico: herrerarodrigo750@gmail.com
Fecha: 27 de marzo de 2019

Resumen

La Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala busca la automatización de sus procesos administrativos, ya que la ejecución manual consume una gran cantidad de recursos e incrementa la probabilidad de error humano. El presente artículo trata sobre la automatización del proceso de recuperaciones. Este incluye la habilitación del pago de recuperaciones en el sistema de información financiera de la universidad, la asignación a recuperaciones, su pago por parte de los estudiantes y el ingreso de notas por parte de los catedráticos. Dicho proceso, antes ejecutado de forma manual, fue automatizado al ampliar las funcionalidades del portal web previamente existente, lo que permite su ejecución en línea y aprovecha los recursos tecnológicos disponibles. La respuesta ante los resultados del proyecto fue positiva por parte de la comunidad estudiantil, de los catedráticos y del personal de la Facultad; se cumplió con las expectativas de quienes propusieron el proyecto y de quienes lo desarrollaron e implementaron.

Abstract

The Faculty of Humanities of the University of San Carlos of Guatemala seeks to automate its administrative processes because manual execution consumes a large amount of resources and increases the probability of human errors. The present article is about the automation of the recovery process. This includes the enabling of recoveries’ payment in the finance information system of the university, the assignment to recoveries, its payment by the students, and the entry of notes by the teachers. This process, previously executed manually, was automated by extending the functionality of the already existing web portal, which allows its execution online and takes advantage of the available technological resources. The response to the results of the project was positive, from the student community and teachers and the Faculty staff; it was fulfilled with the expectations of those who proposed the project and of those who developed and implemented it.

Palabras Clave:

Optimización, automatización, EPS, USAC.

7.1 Introducción

Actualmente, en varias organizaciones e instituciones, se busca automatizar los procesos a través de la transformación de tareas ejecutadas manualmente, y las realizadas en forma parcial o totalmente por computadora. Esto no solo optimiza el uso de los recursos, sino también reduce la posibilidad de error humano. La oficina de Control Académico de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala tiene a su cargo la gestión de los estudiantes de todas las carreras de la Facultad. Dicha gestión implica la ejecución de muchos procesos administrativos necesarios para atender la gran cantidad de estudiantes. Por esta razón la Facultad de Humanidades ya ha automatizado varios de sus procesos para atender eficientemente a los estudiantes actualmente inscritos.

Gran parte de esta automatización se ha realizado con el portal web de la Facultad al que tienen acceso los estudiantes y catedráticos. Uno de los procesos automatizados es el de asignación a exámenes de retrasada o recuperaciones. Este último se desarrolló como proyecto de Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), cuya implementación y resultados serán mostrados en el presente artículo.

7.2 Artículo

7.2.1 Problema

Antes de la implementación del proyecto, la asignación y pago de recuperaciones se ejecutaba de forma manual, lo cual, debido a la gran cantidad de estudiantes, consumía demasiados recursos. El flujo era el siguiente:

El Departamento de Control Académico realizaba manualmente la habilitación del pago de las recuperaciones en el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera). De esta manera, se elegían uno por uno los cursos que iban a estar disponibles para que el estudiante pagara por sus recuperaciones. Este proceso duraba aproximadamente cuatro horas.
El estudiante se presentaba el día de la recuperación y entregaba al catedrático el comprobante de pago junto con su examen.
El estudiante se presentaba el día de la recuperación y entregaba al catedrático, junto con su examen, el comprobante de pago como constancia de pago de su examen.
El catedrático calificaba los exámenes e ingresaba las notas (zona y recuperación) en archivo con formato XLS.
El catedrático entregaba su archivo con las notas a Control Académico durante la semana calendarizada. Este último, al recibirlo, tenía que verificar manualmente que todos los estudiantes examinados tuvieran derecho a examen.
Una vez terminado el período de recepción de notas, Control Académico, junto con la Unidad de Sistemas, ingresaban las notas. Este proceso duraba generalmente cinco días hábiles.
El estudiante podía ver sus notas el día posterior a la finalización del ingreso de estas.
Control Académico verificaba que todo estuviera correctamente procesado. Este proceso duraba generalmente 5 días hábiles.

7.2.2 Solución planteada

Con base en las necesidades planteadas se establecieron los siguientes objetivos para el proyecto:

Agilizar la habilitación del pago de recuperaciones en el SIIF.
Permitir a los catedráticos el ingreso de notas de recuperación a través del portal web de la Facultad, asegurando que su valor fuera válido y sin necesitar ingresar la zona.
Automatizar los filtros de asignaciones a las recuperaciones y la confirmación de los pagos correspondientes.
Permitir a los catedráticos el ingreso de notas de recuperación a través del portal web de la Facultad, asegurando que su valor sea válido y sin necesitar ingresar la zona.

7.2.3 Desarrollo e implementación del proyecto

El proyecto se integró al sistema de la Facultad, ampliando las funcionalidades de cada usuario; las tareas se ejecutan ahora de manera más rápida que cuando se hacían manualmente y se lleva un registro de todas las acciones realizadas.

Para automatizar la confirmación de los pagos, se desarrolló un servicio web que permite manejar la comunicación con el SIIF. De esta forma, en el momento que el banco notifique el pago de una recuperación al SIIF, este le informará al sistema de la Facultad para confirmar la asignación del estudiante.

Figura 7.1: Proceso actual del problema presentado

7.2.4 Proyecto implementado

Una vez implementado el proyecto, el flujo del proceso cambió de la siguiente manera:

La habilitación del pago de recuperaciones en el SIIF se realiza con ayuda del portal web. Este proceso dura aproximadamente cinco minutos.
El estudiante ingresa con su usuario al portal de la Facultad y genera la orden de pago para la recuperación que desea. Se filtran las opciones, de manera que solo aparecerán disponibles las recuperaciones a las que el estudiante tenga derecho.
El estudiante cancela la orden de pago generada. Al hacerlo, el banco, por medio del SIIF, notificará al sistema de la Facultad los datos de la recuperación que ha sido pagada. Al recibir dicha información, se confirma la asignación del estudiante a la recuperación respectiva.
El estudiante se presenta al examen, sin tener que entregar la constancia de pago.
El catedrático ingresa las notas de recuperación, con su usuario, al portal de la Facultad. El portal verifica que el valor de las notas ingresadas esté en el rango válido y lo asocia a la nota de la zona respectiva almacenada en el sistema.
Las notas podrán ser vistas por el estudiante a partir del día siguiente del que fueron cargadas.

Figura 7.2: Mejoramiento de proceso de pago de recuperaciones

7.3 Conclusiones

La automatización del módulo de recuperación es un gran avance para la Facultad de Humanidades, en su proyección respecto del uso las tecnologías de actualidad para resolver sus necesidades.
La nueva forma de habilitar el pago de las recuperaciones en el SIIF es aproximadamente 80 % más rápida que la forma anterior.
La asignación y generación de las órdenes de pago de recuperación por medio de una herramienta web permite tener un mayor control y orden en dichos procesos, y brindar un mejor servicio a los estudiantes.
La automatización de los filtros de asignación a recuperaciones y la confirmación de pagos de estas permiten su ejecución casi inmediata y remueven carga de trabajo al personal de la Facultad.
El ingreso de notas por medio de una herramienta web mejora la integridad de este proceso, ya que reduce la información que el catedrático tiene que ingresar y verifica que las notas estén en un rango valido.
El sistema actual permite que los estudiantes puedan ver su nota de recuperación mucho antes de lo que lo permitía el sistema anterior.

7.4 Referencias

HERRERA DE LEÓN, Rodrigo Antonio. (2017). Automatización del módulo de recuperación en la oficina de Control Académico, Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala¹¹. [Consulta en línea: 2019].

http://www.repositorio.usac.edu.gt/8239/1/Rodrigo Antonio Herrera De León.pdf↩